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Ein funktionierendes Dokumenten-Management und adäquate Prozess-Instrumente bilden die Grundvoraussetzung für die Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzips und für ein umfassendes eGovernment. Das neue System erlaubt eine einheitliche Basislösung für die Geschäftsverwaltung und dadurch eine Vereinfachung und wesentliche Effizienzsteigerung bei den täglichen Verwaltungsgeschäften. Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das erste „Pilotamt“ im Rahmen der „Geschäftverwaltungs-Basis-Lösung 99“ (GBL99), einem Projekt der Schweizer Bundesverwaltung zur Elektronisierung der Geschäftsverwaltung. Die eingesetzte Lösung beruht auf der objektorientierten Software Fabasoft ® Components, Version 4.0. und der GBL99 Basislösung Version 1.1, die durch Unisys (Schweiz) AG für das Informatikstrategieorgan Bund (ISB) entwickelt wurde. Das ISB ist für die Standardisierung von GBL99 Bundesweit verantwortlich.

Lösung

Mit der von Unisys (Schweiz) AG implementierten Lösung wird für die Mitarbeiter der Bundesverwaltung ein Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) bereitgestellt, das eine vollständige und systematische Ablage sämtlicher geschäftsrelevanter Dokumente prozessorientiert sicherstellt. Das System erlaubt einen schnellen und benutzerfreundlichen Zugriff auf die Informationen der Geschäfte einer Verwaltungseinheit (VE). Über einen Suchmodus kann nach Metadaten gesucht, sowie eine Volltextsuche, auch nach mehrsprachigen Schlagwörtern, durchgeführt werden. GBL99 ist die Basis für ein modernes Wissensmanagement, wie es in der Bundesverwaltung weit verbreitet zum Einsatz kommen soll. Vorlagen können nicht nur in das Dokumenten Management System (DMS) integriert, sondern auch automatisiert werden; d.h. dass entlag einem Geschäftsprozess automatisch Vorlagen aufgerufen, mit Daten aus verschiedenen Quellen ergänzt und z. B. per Mail, Fax oder als Serienbrief versandt werden. Weiterhin können Auswertungen durchgeführt werden, sowohl einfache Auswertungen, die jeder Benutzer selbst ausführen kann, als auch komplexe Jahresauswertungen, die vorprogrammiert werden.

Nutzen

Der Schreibtisch enthält Elemente und Funktionen, die von MS-Windows her vertraut sind. Darauf befindet sich die benutzerspezifische Ablage, die sich jeder Benutzer auf einfache Weise selbst konfigurieren kann. Jede Datei befindet sich nur ein einziges Mal im System – jeder Benutzer kann sich jedoch einen sogenannten Zeiger, d.h. eine Art Shortcut, auf seinem Schreibtisch ablegen bzw. einen solchen Zeiger an andere Benutzer per E-Mail verschicken.

Durch sogenannte Access Control Lists (ACL), können Zugriffsberechtigungen objektbezogen ver-geben werden und garantieren so den Schutz und die Vertraulichkeit von Daten. Um die Nachvollziehbarkeit von Änderungen zu gewährleisten, bietet die Versionisierung historische Fassungen von Dateien unter Angabe des Benutzers und Zeitpunktes der Änderung (bei Benutzerwechsel wird automatisch eine Version gezogen!). Historische Dateien können abgerufen werden. Durch die Ergänzung einer standardmässig im System integrierten Funktion der digitalen Signatur ist die elektronische Genehmigungen von Geschäften und Dokumenten realisiert. Der Prozessverlauf ist jederzeit nachvollziehbar, und leistet einen erheblichen Beitrag zur transparenten Darstellung des Geschäftsganges.

Im Rahmen von „ad-hoc Workflows“ werden Aufgaben zugeteilt , die dann im Arbeitsvorrat des betreffenden Benutzers oder der betreffenden Gruppe erscheinen. Es ist geplant, wiederkehrende komplexe Arbeits-prozesse mit dem Fabasoft ® Components Workflow zu automatisieren und/oder zu unterstützen. Diese Workflows sollen vor allem die Amts- und Departe-mentübergreifenden Geschäfte in der Bundesver-waltung oder sogar darüber hinaus die Zusammen-arbeit mit den Kantonen und den Kommunen er-leichtern und beschleunigen. Dies bedingt auch eine Anbindung an das Rechnungswesen, Personalwesen und andere Instanzen durch standardisierte Schnitt-stellen z.B. an SAP, Archivlösungen und andere Appli-kationen. Die umfangreichen Möglichkeiten des Daten- austausches und der Kommunikation mit anderen Systemen, die Fabasoft ® alle anbietet, ist mit Techno-logien wie MS COM, MS OLE Automation, XML, XSL gelöst.

Das Objektmodell für die Schweizer Bundesverwaltung geht von einem Dossier aus, das einem Geschäftsfall gleichgesetzt ist. Dossiers können in Subdossiers untergliedert werden. Zu Dossiers und Subdossiers können Dokumente, namentlich Eingangs-, Ausgangs- und interne Dokumente registriert werden (nach der Registrierung können diese Dokumente nicht mehr vernichtet werden). Diese Dokumente sind eine Hülle für inhaltlich zusammengehörige Dateien (z.B. MS Office, e-Mails – eine vollständige Integration von MS-Outlook ist standardmässig integriert – und eingelesene Image-Files). Um ein papierloses System zu ermöglichen, werden Papierdokumente eingelesen und bei Bedarf mittels OCR in z.B. MS Word-Dateien umgewandelt und registriert. Das in der GBL99 implementierte Ordnungssystem lässt den einzelnen Bundesämtern in der Gestaltung möglichst viel Spielraum ohne jedoch die Vorgaben des Bundesarchivs zu verletzen, denn nach einer bestimmten Aufbewahrungs-zeit im Amt werden Dossiers kassiert oder an das Bundesarchiv übergeben.

Einige Features

Dieses ist nur ein kleiner Auszug aus dem aktuellen Leistungsumfang!

Wir haben Ihr Interesse geweckt und/oder Sie haben noch Fragen? Wenn ja, würden wir uns freuen, wenn Sie uns kontaktieren oder einfach einen Termin mit uns vereinbaren.

Fabasoft ® ist eine eingetragene Marke der Fabasoft AG.

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