Ein vollintegriertes und vernetztes System in den 150 diplomatischen und konsularischen Vertretungen der Schweiz zur administrativen Datenverwaltung der Auslandschweizer.
Lösung
Ersatz der für das Datenmanagement eingesetzten Applikationen durch eine moderne Lösung, die – über eine grafische Benutzerschnittstelle bedient – eine effizientere Abwicklung von Alltagsgeschäften garantiert.
Nutzen
Ziel des EDA war es, die in den Schweizer Vertretungen im Ausland eingesetzten Applikationen IMMAPRO und FAHV, die unter dem Betriebssystem CTOS betrieben wurden, durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Die Applikationen werden über eine grafische Benutzerschnittstelle bedient, die auf der Standardplattform der Auslandvertretungen (NPA – Neue Plattform Ausland, Windows NT) läuft.
Das EDA benötigt weltweit Zugriff zu Applikationen und Informationen.
Eine moderne, gut und zuverlässig funktionierende Informatik, intelligentes Datenmanagement und adäquate Prozessinstrumente bilden die Voraussetzung für die Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzips und für ein umfassendes E-Government.
Ziel des EDA war es, die in den Schweizer Vertretungen im Ausland eingesetzten Applikationen IMMAPRO und FAHV, die unter dem Betriebssystem CTOS betrieben wurden, durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Die Applikationen werden über eine grafische Benutzerschnittstelle bedient, die auf der Standardplattform der Auslandvertretungen (NPA – Neue Plattform Ausland, Windows NT) läuft.
«VERA», das neue System zur Verwaltung der Auslandschweizer, wird als wirtschaftliches, vollintegriertes und vernetztes System in den Vertretungen und in der Zentrale eingesetzt. Die meisten Vertretungen sind online. Das System basiert auf einer Vernetzung zwischen den Vertretungen und der Zentrale, die durch KOMBV4, das Auslandnetz des BIT (Bundesamt für Informatik und Telekommunikation), und die eingesetzte Windows-NT-Plattform ermöglicht wird. Vera ist flexibel und skalierbar, vereinfacht Arbeitsabläufe und realisiert Einsparungen. Für die AHV-Versicherten wird vieles einfacher. Der zuständige AHV-Dienst nimmt aufgrund der Daten in Vera die Aufnahme in die AHV vor. In Zukunft werden Mutationen direkt von Vera ins AHV-Programm übergeben. In den Bereichen Zuverlässigkeit, Stabilität und Robustheit erfüllt Vera sehr hohe Anforderungen, besonders für die Toleranz gegenüber Fehlmanipulationen. Vera unterstützt mehrere Sprachen. Und es erlaubt, die Entwicklungen und die verschiedenen Dienstleistungen durch Auswertungen und Statistiken darzustellen und zu analysieren. Vera kann mit geringem Wartungsaufwand betrieben werden.
Vera macht’s möglich.
Zur Überbrückung oder bei Dokumentenverlust/ Diebstahl kann das Generalkonsulat direkt aufgrund der in Vera vorhandenen Daten einen provisorischen Pass ausstellen. Am Schalter des Generalkonsulats in Lyon spricht die Auslandschweizerfamilie Frieri vor, deren Pässe abgelaufen waren. Eine Entdeckung, die sie zwei Tage vor einer Reise nach Argentinien machten. Der Konsulatsbeamte gab das Formular am Schalter nach Überprüfung der Daten um 11.30 Uhr heraus. Um 14.00 Uhr konnte eine glückliche Familie Frieri ihre provisorischen neuen Reisepässe entgegennehmen.
Der Unisys-Ansatz
Das EDA verfügt über eine eigene Informatikabteilung mit Spezialisten. Für das Projekt Vera erfolgte eine GATT-Ausschreibung. Im Januar 2000 fiel der Entscheid für eine Eigenproduktion des Systems in einer Zusammenarbeit zwischen dem EDA und Unisys. Dank dieser Zusammenarbeit wurde das Vera-Projekt im Umfeld der öffentlichen Verwaltung zum Erfolg.
Unisys stellte nicht nur die Entwicklungstools bereit, sondern unterstützte das Projekt mit einem eigenen Entwicklungsteam. Nach einer mehrstufigen Pilot- und Testphase, u.a. mit Betrieb in Kanada, Athen und Tel Aviv, begann 2001 der Roll-out, der Ende 2002 abgeschlossen wurde. Das BIT erweitert gleichzeitig KOMBV4 bis Ende 2003, sodass dann alle Auslandvertretungen, die aufgrund ihrer Grösse auf Online-Verbindungen angewiesen sind, ans Netz angeschlossen sind.
Wie die Erfahrungen des grössten Schweizer Generalkonsulats in Lyon zeigen, bringt Vera Dossierverantwortung und motiviert die Mitarbeitenden. Sie fühlen sich für «ihre» Fälle voll verantwortlich. Der Betrieb kann durch Konsulatsmitarbeiter ohne Informatikausbildung vor Ort und durch Spezialisten aus dem EDA sichergestellt werden.
Ergebnis
Bei jedem Vorgang, jeder Anfrage oder jedem Schalterbesuch, aber auch bei AHV-Angelegenheiten wird der aktuelle Status der Immatrikulation online überprüft.
Sofort kann auch am Telefon Auskunft erteilt werden. Bei jedem Dossier und Geschäftsfall stehen so direkt die Zuständigkeiten fest, und es wird ersichtlich, ob alle Daten noch aktuell und komplett sind. Alle Mitarbeitenden behandeln ihre Dossiers «end-to-end». Plausibilitätskontrollen werden in Vera durchgeführt, die Visierung durch Vorgesetzte ist nicht mehr erforderlich. Der aktuelle Status eines Geschäftes ist in Vera dokumentiert. Vera verfügt auch über eine Schnittstelle zu Word und Excel;
Resultat
-
Effizientere Abwicklung von administrativen Alltagsgeschäften
-
Mehr Zeit für wichtige Arbeiten wie bilaterale Beziehungen
-
Mehr Verantwortung und dadurch zusätzliche Motivation für die Mitarbeiter auf den Konsulaten
Unterstützte Bevölkerung
Rund 600 000 Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer, davon rund 358 000 oder 60 Prozent in Europa
